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你的工作流程创新了吗?
发表日期:2013-09-06

【内容摘要】:

【关键词】:流程改善与创新的步骤

你的工作流程创新了吗?

作者:彭建文

AIM俐钜创新管理顾问股份有限公司  副总经理

顾客下订单购买产品后,需要超过一个月才能收到产品,而实际生产作业时间仅需7天,为什么需要这么久的时间才能交货?关键就在流程。在企业创新需求的12种类型(产品/ 服务创新、平台创新、解决方案创新、营销创新、客户体验创新、商业模式创新、流程创新、价值链创新、供应链创新、通路创新、网络创新、研究与开发创新)中,流程创新也是其中一种创新类型,由此可见流程创新的重要性。而所谓流程,就是为完成一特定之工作或目的,须执行一序列之活动, 此序列活动之组合,即为流程,一个流程必须符合顾客需求,也必须花最少的成本与时间以及稳健与弹性。


有时工作上你可以不需要这么累、生活上也不用如此紧绷,只要你愿意,利用减法抛开不必要的负担,放下一些、改变一些,简单的人生才是幸福。但是在生活上我们常常遇到一些作业流程不好的例子,不仅造成我们生活的困扰,也让我们的生活更加繁忙,以下笔者就举三个生活的例子,例子一,早上才接到某家银行打电话来推销低利贷款,当场予以婉拒,并告诉服务人员没有需求,结果到了下午,同一家公司又有人打电话来进行推销,真的是气死人。例子二,某学校有幼儿园以及小学部,其中有一位小朋友从幼儿园直升小学部,结果小朋友的入学基本数据需要从新写,学校的流程有那么僵化吗? 例子三,于世界杯足球赛的时候,将录放机送修,过了将近一个星期,维修服务中心一直没有告知完修时间,等的有点不耐烦,打电话去问,服务人员说已经打电话通知过,可是我真的毫无所知,真的是活见鬼了。

因此为了简化我们的工作与生活,笔者建议可以使用以下六点来思考您的工作流程

(1) 顾客是谁? (直接,间接,潜在,受影响到)

(2)
顾客的需求是什么?(明确的要求,潜在的要求)  

(3)
流程的输出结果是什么?(有形的,无形的)

(4)
顾客需求与流程结果的符合or超越

(5)
哪些是衡量的指标?

(6)
现有流程之优缺点分析

笔者因为工作的关系,这几年常常搭高铁,当然也见证到台湾高铁的成长,台湾高铁在民国9603月全线正式通车营运,当时高铁存在一些流程的问题,例如买票时间长、标示不清、各站的接驳交通不清楚、座位号码重复、退票作业复杂等等,但是后来几年在流程上就改善非常多,例如:买票非常方便与快速、退票作业也变得非常便利以及多元与弹性的定价策略等等,这都是流程改善与创新最佳的例子。

由于笔者过去在台积电曾经服务超过10年,也曾经参与过大大小小流程创新的项目,在此我就举一个实际的改善案例与读者分享。此案例是关于半导体光罩财务预测作业流程问题,由于此项作业常常要做5年甚至10年的财务预测,但是

现行光罩财务预测作业时间过长以及部门权责不清,改善前是使用excel简易版的光罩财务预测,因此每次作业平均都需要约5天时间,而且也常发生错误的信息,造成主管错误的判断,因此笔者使用精实生产(Lean Production)系统中的价值溪流分析法(Value Stream Mapping,  VSM)来描述现况,其中无附加作业时间就占了4.4天,所以如果能把所有数据整合在同一个平台上,透过顺畅、实时的信息流动,以及链上所有成员之间密切的协调配合,将可大大提高效率与效能。因此在项目进行前,需充分了解各单位的需求,让项目目标可以更清楚,努力找出对所有参与者皆有帮助的方案,建立良性循环的互动模式,藉由共同脑力激荡与方案分析合作,参与项目的不同部门成员建立革命情感,透过分析工具的应用,将不同部门的语言对齐,避开个别利益的冲突争议。改善后财务预测作业时间也由5天变成0.5天,最后不仅达成项目目标,工作也变成非常愉快,不会每次要做中长期财务预测时,就会变成非常紧张,生活也会变得没有质量,此流程创新案例也获得公司内持续改善竞赛的第一名喔,真是一举两得。

此流程创新案例或许不见得适用各行各业,但是由于这几年从事企业讲师与顾问的关系,流程改善与创新的案例也越来越多,因此各位读者只要依循以下的步骤,你也可以让自己的工作与生活不需要这么累,生活上也不用如此紧绷。

流程改善与创新的步骤


步骤1.确认改善主题

步骤2.请划出流程步骤

步骤3.进行流程步骤价值分析(有价值的步骤或无价值的步骤)

步骤4.从无价值中区分浪费的种类

步骤5.改善的机会分析步骤6.列出您的行动计划


现在是一个创新的时代,更是一个追求更开放自由的企业文化时代,开放性代表了广泛激励创新、鼓励多元思考,赋予员工更多权责,让员工依据自己的专业判断来采取行动。「过去创意点子来自研发部门,难以跳脱既有框框」,现在则是来自全世界各地、第一线接触市场的每一位员工,在双向分享的平台上尽情分享创意,并透过激励措施来激荡更多火花,在此建议企业可以善用社交与开放性创新来建构互动平台,制定促进创新的奖励办法,引进创新的方法与管理机制、适当的创新能力训练,最后透过开放对话来激励员工释放创意潜力,或许下一个流程创新的案例就此诞生!

 

 

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